Erfolgreiche Besprechungen - der Teufel steckt im Detail

11.09.2018
Kategorien: Rund um die Sparkasse, Einfach mehr drin - Unsere Qualität, Tipps und Tricks
Autor: Qualitätsteam Avatar für Qualitätsteam

Liebe Leserinnen und Leser,

Besprechungen als Plattform für Austausch und Kommunikation sind unverbrüchlich mit Unternehmen verknüpft. Dementsprechend verbringen Arbeitnehmer durchschnittlich die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit. Grund genug, sich damit zu befassen, wie aus einem möglichen Zeitfresser ein businesstaugliches Instrument werden kann. 

Klare Beschreibung der Ziele
Konkrete Angaben

Besprechungsziele definieren

Verallgemeinerungen haben hier keinen Platz. Es muss klar ersichtlich sein, was mit der Besprechung erreicht werden soll. Die Beantwortung der W-Fragen: was, wer, wann, wo, wieviel leistet gute Dienste und das Meeting wird effizienter. 

Sinnhaftigkeit überprüfen

Stellt sich heraus, dass das Ziel mit weniger Aufwand erreicht werden kann, tun Sie es. Ein persönliches Gespräch oder der berühmte Griff zum Telefonhörer hat schon vieles ermöglicht und Sie bewahren sich ein Stück Freiheit, selbst aktiv zu werden.

Teilnehmerkreis auswählen

Wenige, kompetente Mitarbeiter sind der Schlüssel für ein effektives Arbeiten. Die Gefahr in abschweifende Diskussionen zu geraten, ist bei Teilnehmern, die nur indirekt betroffen sind, höher und sollte vermieden werden.

Zielverfolgung mit einem straffen Zeitplan
Transparentes und straffes Zeitmanagement

Zielsetzung verfolgen

Eine klare Zielformulierung in der Einladung zum Meeting und eine Zielvisualisierung während der Besprechung erhöhen den Focus auf das, was erreicht werden soll. Hierzu gehört ein fester Zeitplan, in dem die Themen abgearbeitet werden sollen. Bleibt Zeit, können während der Besprechung aufkommende Themen noch aufgegriffen werden.  

Moderation und Protokoll

Eine inhaltliche Steuerung und zeitliche Begrenzung der einzelnen Beiträge stellt sicher, beim Kernthema zu bleiben. Ein anschließendes Protokoll hält die Ergebnisse fest und dient als Grundlage für die Vergabe von Folgeaufgaben und -terminen sowie der Kommunikation.

Emotionen

Den Mehrwert von kritischen Beiträgen erkennen und nutzen
Offensein für Neues

Emotionen begegnen und zulassen

Es kann passieren, dass Themen grundsätzlich in Frage gestellt werden oder es zu schwierigen emotionsgeladenen Situationen kommt. Eine Pause im entscheidenden Moment schafft Spielraum, das Potential von Kritik zu erkennen. Und vielleicht entsteht daraus ein Mehrwert für die weitere Besprechung.

Vielleicht können Sie bei Ihrer nächsten Besprechung von der einen oder anderen Anregung profitieren. Oder Sie haben weitere Tipps? Stellen Sie sie gerne im Kommentar ein. Ich freue mich.

Ihre Inge Schneider  

Inge Schneider

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